Forsen effektiviserer styringen med Hypergene

Når Forsen, spesialisert på konsulenttjenester innen bl.a. prosjekt- og byggeledelse, trengte et nytt og moderne system for beslutningsstøtte falt valget på Hypergene, en avgjørelse firmaets CFO, Karin Wallenbert ikke har angret på.

”Vi får bedre innsyn i resultatet vårt og hvordan det påvirkes av ulike parametere. Vi har også lagt til en modul for ressursplanlegging som tidligere lå i et annet system, og det har blitt veldig bra. Rapporteringen har blitt mer enhetlig, og vi har nå felles nøkkeltall som vi ser på og følger opp.”

Forsen er et firma i vekst, og i 2017 landet omsetningen på over 300 millioner. Antallet ansatte øker også stadig, noe som påvirker kravene til en effektiv rapportering og at systemet skal være enkelt og intuitivt å bruke.

Før Hypergene ble implementert, kunne organisasjonen ikke helt leve opp til de økte kravene til en mer utførlig rapportering, både gjeldende resultater og nøkkeltall. De trengte også et system som tillot raskere muligheter for adhoc-analyser samt raskere og mer effektive prognoseprosesser. Nå har de støtte for dette, takket være Hypergene.

Ressursplanlegging og prognose
Når det gjelder inntekt og planlegging bruker de bl.a. systemet til å planlegge konsulentressursene fortløpende. Belegningsgraden beregnes både i timer og pris per ressurs, men systemet brukes også for planlegging av ferier og annet. På kostnadssiden behandles månedslønner, funksjoner for ferieavdrag og pensjonsavsetninger.

Når det gjelder prognosearbeidet, lager Forsen en fullstendig prognose hvert kvartal. Og den lages bare fremoverrettet for de kommende tolv månedene, der utgangspunktet er den fortløpende ressursplanleggingen som gjelder ved valgt prognosetilfelle.

Fortløpende rapporter/analyse/ad-hoc
I dag bruker Forsen Hypergene til både rapportering på inntektssiden og utgiftssiden. Ettersom utfall og prognose har nøyaktig samme datainnhold, kan oppfølging skje på samme nøkkeltall og detaljeringsgrad, hvilket innebærer at man hele tiden kan analysere avvik med veldig stor presisjon.

Månedsrapportering
Forsen har en standardprosess rundt månedsrapportering der hver gruppesjef får en oppgave i systemet, eksempelvis å granske hvordan timeprisen for konsulentene i ens egen gruppe så ut foregående måned og kommentere hvorfor eventuelle avvik har inntruffet. Men også kommentere ressursplanleggingen de nærmeste månedene. For prosessen rundt månedsrapportering implementerer Forsen akkurat nå Hypergene Virksomhetsrapportering.

”Hypergenes beslutningsstøtte var det beste vi fant på markedet, bra løsning, proff og tillitsvekkende inntrykk, dyktige konsulenter og bra support”, avslutter Karin Wallenbert.