Økt treffsikkerhet i budsjettet og bedre kontroll med systemstøtte fra Hypergene

Kungsleden er et av Sveriges største eiendomsselskaper med over 220 eiendommer innenfor kontor- og industrisektoren. Bestanden er spredt ut over landet, men med hovedtyngden i Stockholmområdet, Göteborg, Malmö samt Västerås. Kungsleden har vært børsnotert siden 1999 og omsetningen ligger i dag på rundt 2,3 milliarder.

Utfordring:

  • Dårlig oversikt
  • Manglende kontroll

Løsning:

  • Hypergenes løsning for eiendomsselskaper som innbefatter Budsjett og prognose, BI og Målstyring.

Resultat:

  • Økt treffsikkerhet i budsjettet, bedre kontroll, muligheten til å foreta mer avanserte analyser

Utfordring

Før Kungsleden bestemte seg for å innføre Hypergene i 2015, hadde de allerede et system for beslutningsstøtte som var foreldet og ikke ivaretok virksomhetens behov.

– Det tidligere systemet var gammelt, komplisert og ikke særlig brukervennlig, sier Maria Strandberg, Head of Group Controlling i Kungsleden.

I og med at de manglet et sammenhengende og velfungerende system, fikk de heller ikke god nok oversikt og kontroll over virksomheten. I Kungsleden er det i hovedsak to avdelinger som bruker Hypergene. Eiendomsforvaltningen og økonomifunksjonen. For eiendomsforvalterne innebar fraværet av et fungerende system at budsjettet bare kunne utarbeides på et overgripende nivå og ikke så detaljert som de ønsket, noe som endret seg med Hypergene.

Totalt er vi veldig fornøyd med Hypergenes løsning. Den øker kvaliteten i budsjettprosessene våre og skaper delaktighet.
Maria Strandberg, Head of Group Controlling, Kungsleden.

Løsning

I den løsningen som Kungsleden valgte inngår funksjonalitet for Budsjett og prognose, BI og Målstyring, en løsning som flere av Hypergenes eiendomskunder bruker. Og nettopp det at det fantes tidligere referanser fra eiendomsselskaper, var en tungtveiende grunn til at Kungsleden valgte Hypergene.

– Vi så på hva Hypergene hadde gjort for andre eiendomsselskaper, og følte oss trygge på at de ville klare å levere det vi trengte. Vi er veldig fornøyde med løsningen vår, sier Maria Strandberg.

I dag utarbeider alle forvaltere sitt eget budsjett i Hypergene. Fleksibilitet, brukervennlighet og muligheten til å på et detaljert nivå kunne beskrive en eiendoms inntekts- og utgiftsposter, driftsnettoen, er ifølge Maria Strandberg den største fordelen ved Hypergene. Forvalterne bruker også systemet til å utvikle både kort- og langsiktige forretningsplaner. Forretningsplaner utvikles i Hypergenes målstyringsmodul, der man enkelt kan bryte ned strategiske planer til konkrete mål og aktiviteter.

En annen viktig funksjon for Kungsleden er prosjekthåndteringen i Hypergene. Forvalteren kan initiere et prosjekt med tilhørende budsjett og beskrivelse. Hvis alt ser bra ut, går prosjektet videre til attestering. Dersom det må kompletteres, sendes underlaget tilbake til forvalteren for ytterligere tiltak. Først etter at prosjektet er godkjent, opprettes det et prosjektnummer i Hypergene og prosjektet får også en sluttkostnadsprognose. Deretter danner denne prognosen grunnlaget for budsjettet for de årene man har sagt at prosjektet skal vare.

Resultat

I dag arbeider omkring 80 personer i Hypergene. Ifølge Maria Strandberg har de med Hypergene fått et system som dekker behovene deres på en god måte.

– Jeg som bruker Hypergene til daglig, ser veldig mange fordeler. Systemet er ekstremt fleksibelt, brukervennlig og intuitivt. Og så har vi fått veldig god service og imøtekommenhet. Vi kan benytte oss av Hypergenes konsulenter som testpanel for ulike ideer, noe som er svært verdifullt ettersom det innebærer at vi sammen utvikler systemet på best mulig måte.

For forvaltningsorganisasjonen har Hypergene gitt et nytt nivå av oversikt og kontroll, som til slutt resulterer i større presisjon. Det gir i sin tur økt tallkvalitet samtidig som oppfølgingen og analysen blir bedre.

- Totalt er vi veldig fornøyd med Hypergenes løsning. Den øker kvaliteten i budsjettprosessene våre og skaper delaktighet, avslutter Maria Strandberg.