Slik effektiviserte Semcon prognosehåndteringen sin med Hypergene

Det internasjonale teknologiselskapet Semcon har over 2 000 medarbeidere spredt utover markeder i ulike tidssoner. Og med like mange brukere som medarbeidere i IT-systemene, kreves det smarte, teknologiske løsninger som kan integreres med hverandre og benyttes uansett tid på døgnet og gjeldende valuta.

Vi sitter i Brasil, Kina, England, Ungarn, Norge, Tyskland og Sverige. Det innebærer mange tidssoner og valutaer. Vi kan ikke ha et system som kun er oppe under svensk kontortid, det må fungere døgnet rundt. Det gjør Hypergenes løsning".
Andreas Frennberg SemconAndreas Frennberg, Group Business Controller, Semcon

UTFORDRING

Tidligere jobbet Semcon med budsjett og prognose i en sofistikert Excel-modell. Med mange brukere, som også jobbet simultant med mye data, var det vanskelig å jobbe effektivt og oppdatert. Da Semcon vurderte sin tradisjonelle budsjettmodell, så man at den ikke bidro tilstrekkelig til å styre og planlegge virksomheten på en lønnsom og effektiv måte.

Virkeligheten forandret seg raskt, og et budsjett fra august var ofte ikke lenger aktuelt innen årsskiftet. Budsjettmodellen i Excel var blitt altfor stivbent. Det trengtes en mer fleksibel modell som kunne håndtere de digitale, skiftende markedene man arbeidet i.

Løsningen måtte dessuten kunne møte behovet for mer effektiv prognosehåndtering, ha kapasitet til å håndtere mange brukere på mange steder, og fremfor alt kunne håndtere veldig store datamengder.

"Vi sitter i Brasil, Kina, England, Ungarn, Norge, Tyskland og Sverige. Det innebærer mange tidssoner og valutaer. Vi kan ikke ha et system som kun er oppe under svensk kontortid, det må fungere døgnet rundt. Det gjør Hypergenes løsning", forteller Andreas Frennberg, Group Business Controller, Semcon.

Sammendrag:

  • Store datamengder og en ineffektiv budsjettprosess.
  • Spredte brukere i flere tidssoner.

LØSNING

Semcon valgte å forlate den tradisjonelle budsjettmodellen, og i stedet gå over til en modell med rullende prognoser i kombinasjon med en årlig Target-prosess.

Med den nye prognoseløsningen fra Hypergene kunne Semcon si farvel til manuelt arbeid i Excel. Den nye løsningen integreres mot eksisterende kildesystemer. Det gjorde det enkelt å gjenbruke informasjon rundt planlegging, belegg, ressurser og andre data.

Informasjonen brukes nå i prognosearbeidet, hvilket innebærer mindre dobbeltarbeid, raskere prosesser og høyere kvalitet. I løsningen fra Hypergene kan man jobbe med automatiserte workflows og mange andre funksjoner som sparer tid og som holder informasjonen oppdatert.

Administratorer kan følge prosesser direkte i systemet i sanntid. Og takket være løsningens fleksibilitet kan Semcon fortsette å bygge og utvikle løsninger i takt med at virksomheten utvikler seg og behovene forandrer seg.

Sammendrag:

RESULTAT

Resultatet av å ta inn Hypergene er, foruten den åpenbare effektiviseringen av prognosearbeidet, også færre feil og en mer oppdatert og aktuell prognose.

Man har kunnet korte ned prognoseprosessen betydelig, og i dag ser man både bedre kvalitet, mer korrekte og oppdaterte data og en mye mer effektiv prosess i sin helhet. Dessuten har man funnet en løsning som kan brukes av samtlige land, på ulike markeder og i ulike valutaer.

"Konsulentene hos Hypergene har bidratt sterkt til at dette prosjektet har blitt så bra som det har blitt. Ekspertisen deres er uvurderlig. Det er så stor forskjell på leverandører som kjenner produktet sitt og forstår kundebasen, og de som ikke gjør det. Vi har jobbet veldig smidig i dette prosjektet, hvilket har vært avgjørende for fremgangen", sier Andreas.

Sammendrag:

  • Bedre kvalitet på prognosene.
  • Færre feil.
  • Nedkortet prognoseprosess.