Hurtigere budsjettprosess og økt engasjement når Växjö Energi velger Hypergene

Det kommunaleide selskapet Växjö Energi opererer i en av landets fremste vekstregioner. For regionens utvikling har selskapet en viktig oppgave å fylle. Växjö Energi bygger, forvalter og jobber med å fremtidssikre den infrastrukturen som kreves for å dekke behovene for varme, kjøling, strøm og bredbånd.

Utfordring

  • Budsjettarbeidet – en altfor tidkrevende prosess
  • Vanskelig å få oversikt over prosessen
  • Øke virksomhetenes engasjement

Løsning

  • Hypergenes støtte for budsjett

Resultat

  • Vesentlig raskere budsjettprosess
  • Virksomhetenes engasjement og forståelse har økt
  • Forbedret kommunikasjon rundt resultat og tiltak

Utfordring

Med nesten 750 millioner i omsetning og opp mot 200 ansatte er Växjö Energi et fremsynt selskap. På tapetet står det å utforske nye bruksområder, forretningsmodeller og nye produkter. Som et ledd i arbeidet med kontinuerlige forbedringer ser selskapet at det finnes gevinster å hente ved å øke effektiviteten i virksomheten.

Energiselskapets budsjettarbeid ble identifisert som en prosess som trengte forbedring. Växjö Energi var ikke uten systemstøtte for budsjett – man benyttet seg av en løsning basert på ulike kalkyleark.

– En av utfordringene med den gamle systemstøtten vår var problemet med å få oversikt over prosessen og å se ulike sammenstillinger tidlig i prosessen, forteller Camilla Janén, controller på Växjö Energi.

Budsjettarbeidet var da en tidkrevende prosess som først og fremst ble drevet av økonomikontoret. Det gjorde at virksomhetene mottok et ferdig budsjett som de måtte forholde seg til, i stedet for at budsjettet ble en felles prosess som bygde på deres plan for hvordan virksomheten burde drives fremover.

Når informasjonen blir mer tilgjengelig, vil jeg i min rolle kunne vie mye mer tid til analyse og løfte frem tiltakene som trengs, istedenfor å vie mye tid til ulike sammenstillinger, slik jeg gjør nå.
Porträtt på Hypergenes kund Ing-Mari Färdig Växjö energi. Ing-Marie Färdig, controller, Växjö Energi

Løsning

Växjö Energi implementerte Hypergene – som i tillegg til støtte for budsjett og prognose også kan gi en verdifull støtte til målstyring samt oppfølging og analyse. Produktets fleksibilitet gjorde det mulig for energiselskapet å velge og bruke den delen av løsningen som de hadde størst behov for å utvikle seg innenfor – budsjettprosessen. Implementeringen gikk raskt og løsningen ble rullet ut til virksomhetene. En viktig del av ambisjonen var å lettere kunne involvere dem i budsjettarbeidet.

Resultat

Det gikk smidig for organisasjonen å komme i gang i Hypergene. Brukerne opplevde det nye verktøyet som lett å bruke.

– Resultatet kom raskt. På den tiden som tidligere krevdes for å legge budsjettet, klarte vi å både legge budsjettet og implementere vårt nye verktøy.

Nå drives budsjettprosessen ikke lenger fra økonomikontoret. I stedet drives den nesten fullstendig fra virksomhetene, som nå også kan arbeide med driverbasert budsjett og da bruke mål som de kjenner seg igjen i. Det har fått mange positive effekter. Engasjementet er større. Forståelsen for hvorfor resultatet ser ut som det gjør, har økt. At hele organisasjonen arbeider i en enhetlig og felles støtte, har også forbedret den interne kommunikasjonen.

– Vi har fått et og samme språk når vi snakker om ulike fenomener.

Med organisasjonens uttalte strategi, å forbedre sin egen effektivitet, ser Camilla fremover.

– Vi holder akkurat på med å utvikle andre styreprosesser. Det skjer blant annet ved å bruke Hypergene til flere områder. Vi kommer til å bruke Hypergene til både prosjektoppfølging, målstyring og rapportering.

Camilla ser hvordan virksomhetene lettere og raskt skal få tilgang til både budsjett og viktig rolletilpasset informasjon om økonomi og personal, og i fremtiden også virksomhetsdata. Ambisjonen er å samle informasjonen i den nettportalen Hypergene tilbyr.

– Når informasjonen blir mer tilgjengelig, vil jeg i min rolle kunne vie mye mer tid til analyse og løfte frem tiltakene som trengs, istedenfor å vie mye tid til ulike sammenstillinger, slik jeg gjør nå.