Ekspertenes 11 beste tips for bedre beslutninger i organisasjonen

Det å ta beslutninger i en verden som endrer seg lynraskt, krever knivskarpt fokus og mye mot. Men er det mulig å skape perfekte forutsetninger for at beslutningene skal bli bedre, mer korrekte? Ja, det er i hvert fall mulig å komme et stykke på vei. Det sier beslutningsekspert Ari Riabacke og Hypergenes administrerende direktør Urban Bucht.

Kanskje har verden rundt oss aldri før vært så usikker og uforutsigbar som den er nå. Legg til et behov mange organisasjoner i dag har for å være raskere. Å kunne bremse når det er nødvendig, akselerere når det er mulig. Og du har en perfekt storm for vanskelige beslutningsprosesser.

På jobben tar vi hver dag en rekke beslutninger. Vi handler etter følelser, erfaring, kunnskap eller data – vanligvis en blanding. Dette gjelder også de større og viktigere beslutningene. I ledergrupper, styrer, team eller alene.

"I dag bruker vi uforholdsmessig mye tid på analyser. Mer informasjon får oss til å føle oss bedre og tryggere, men det betyr ikke bedre beslutninger. Snarere ser vi etter informasjon som underbygger det vi vil gjøre. I en tid der all informasjonen er tilgjengelig, er det lett å finne den informasjonen", sier Ari Riabacke, forfatter, foreleser og forsker innenfor beslutningstaking.

"I vår forskning ser vi at du ender opp med å komme til et punkt der enda et Excel-ark ikke gir mer kunnskap om hvilken beslutning du skal ta. Deretter handler det om følelser", sier han.

Mengden data er sjelden et problem i en digitalisert verden. Snarere handler det om å sile ut riktig informasjon som er sammenlignbar over tid, og som kan forstås. Det er desto vanskeligere å få til. Urban Bucht er administrerende direktør på Hypergene. For ham er nøyaktig og oppdatert informasjon viktig – pluss en enighet om dataene.

"Behovet har økt for å kunne jobbe med kvalitetssikret og oppdatert informasjon som er relevant for deg og din situasjon. For å kunne dele den med hele organisasjonen og sikre at informasjonen eksisterer over tid. I tillegg til at alle jobber ut fra de samme målene, dataene og nøkkeltallene. Da kan alle dra i samme retning og jobbe faktabasert med hver beslutning. Da er det mulig å styre unna de impulsive her og nå-beslutningene", sier Urban Bucht.

Det å kunne handle raskt når omverdenen endres, er en nøkkel for vellykkede selskaper. Ari Riabacke sier dette står øverst på agendaen for de fleste bedriftsledere.

"Fart er ekstremt viktig. Vi intervjuer for tiden et stort antall ledere i offentlig og privat sektor. Alle sier det samme: Farten er mye høyere. Det betyr at alle må være oppdaterte, mer beslutningsdyktige. Evnen til å smi mens jernet er varmt, er en avgjørende faktor", sier Ari Riabacke.

"Vi blir ofte spurt: Hvordan tar vi de beste beslutningene? Men det alle bommer på, er spørsmålet: Hvilke er de viktigste beslutningene", sier Ari Riabacke.

Her er ekspertenes 11 tips for bedre beslutningstaking

Kritisk tilnærming. Ha en kritisk tilnærming. Dobbeltsjekk og legg mer vekt på å ha riktig informasjon. Innsamlede data, strukturerte, fra de riktige kildene og tilpasset virkeligheten. Skaff data som kan verdsettes. Unngå å stole mer på folk som høres overbevisende ut.

Ha en tilgivende kultur. Raskere beslutninger i en stadig mer usikker verden betyr også at ikke alle beslutninger vil være riktige. Hvis vi må ta flere beslutninger, raskere, må vi også akseptere at det ikke alltid blir helt riktig hver gang. Det må ikke gå galt hele tiden, spesielt ikke når det gjelder store og viktige beslutninger, men det må være greit i en organisasjon å gjøre feil.

"I mange organisasjoner snakker man om stor takhøyde, men vi må snakke om hvor langt det er til gulvet", sier Ari Riabacke.

Rådfør deg internt og eksternt. En moderne leder har mennesker rundt seg som de konsulterer når de navigerer i virksomheten. Én enkelt beslutningstaker har ikke alle svarene. Ingen tar bedre beslutninger innelåst i kammeret sitt. Det er viktig å konsultere med de rette menneskene. Dette betyr ikke at alle har rett til å være involvert i beslutningen.

Mot til å peke. Når flere involveres og flere tar ansvar, blir ledelsens funksjon snarere å peke ut retningen for hvor vi skal. Etter det må de stole på at andre tar ansvar for hvordan vi kommer dit. Dette krever beslutningsmyndighet, evne og mot – både i ledelsen og hos mellomledere. Vi møter så mange kloke mennesker, men det er når det gjelder mot, at skoen klemmer mest.

Mangfold er en nøkkel. Mennesker som har jobbet veldig lenge i samme miljø med de samme menneskene, har en tendens til å tenke likt, og det er en uvilje mot å skille seg ut. Alle organisasjoner drar nytte av å utvide perspektivene og ta inn mennesker som tenker forskjellig.

Sterke hierarkier bremser. Organisasjonens struktur bestemmer beslutningsprosessen. Hvis alle har sin plass og liten myndighet, vil rommet for raske og deltakende beslutninger være lite. Beslutningene som foregår høyt oppe, må kunne sildre enkelt ned og berikes med flere beslutninger på andre nivåer i organisasjonen.

Det tar tid å endre beslutningsveier. Hierarkiske organisasjoner har ofte et håp og en ambisjon om å jobbe mer delegert, mer smidig.

"Men veien ut av skogen er like lang som veien inn. Det finnes en organisatorisk hukommelse, en kultur som ikke kan transformeres på et blunk", sier Ari Riabacke.

Automatiser beslutningsprosesser. Beslutninger som er av gjentakende karakter, kan automatiseres. Her kan organisasjonen ha prosesser og rutiner for hvordan beslutningstakingen skal foregå. Hvilke beslutninger skal vi ta og hvilke kan vente? Finn en vei der data og informasjon er en nøkkel for beslutningene.

Ledelse er viktig. En leder med stort kontrollbehov risikerer å kollidere med resten av organisasjonen – hvis den er basert på tillit og fordelt ansvar. Tillit er fremtidens valuta. Hvis dialogen er tillitsfull, er det lettere å være fleksibel.

Konsensus om dataene. Den samme informasjonen kan bety forskjellige ting i ulike deler av organisasjonen. Åpenhet og konsensus rundt nøkkeltall kan motivere beslutninger og handlinger, skape innsikt og gi forståelse. Det gir også mer stabile beslutninger langt ut i organisasjonen.

Finn en god måte å dele informasjon på. Det tar tid å dele informasjon med flere hundre ansatte. Masseutsendt e-post eller store møter er ikke alltid de riktige kanalene. Lag i stedet former som lar deg være effektiv og respektere folks tid.

Se en 10 minutters video demo her:

Virksomhetsplanlegging og hva et verktøy kan gjøre

Her får du vite hva en virksomhetsplan er. Virksomhetsplanlegging skjer både i privat og offentlig sektor, og kan da bygge på ulike prinsipper og begreper. I dette innlegget fokuserer vi på deg som arbeider i en kommune eller offentlig myndighet, og hva du får ut av en programvare som støtte i din virksomhetsplanlegging.

Hva er beslutningsstøtte?

Beslutningsstøtte (Decision Support) er ulike metoder som støtter beslutningstaking ved å samle inn, foredle og presentere data og informasjon. Definisjonen tydeliggjør at det er mennesker, og ikke datamaskiner, som tar beslutningene.

Strategisk styring: Tenk nytt

Strategisk styring handler om din langsiktige planlegging, strategiens gjennomføring og hvordan gjennomføringen følges opp. Resultatet oppnås gjennom planer, beslutninger, prosesser og aktiviteter sammen med forståelse og engasjement.