Mer effektiv rapportering og målstyring for Bodens Energi
Bodens Energi er et kommunalt eid energikonsern som omfatter krafthandel, kraftnett, kraftproduksjon og fjernvarme. Selskapet opererer i et ekspansivt miljø der utbyggingen av stålindustrien i Norrbotten skaper nye muligheter for å utnytte overskuddsvarme. Økonomiorganisasjonen har også ansvar for økonomien i flere andre kommunale selskaper og forvalter til sammen åtte selskaper.
Vi har ikke måttet tilpasse arbeidet til systemet, men systemet har blitt tilpasset vår modell."Barbro Gunnari Heikki, økonomidirektør, Bodens Energi
Utfordring
Bodens Energi ønsket å forenkle og forbedre kvaliteten på budsjett- og prognosearbeidet, som var både komplisert og tidkrevende. Hvert forretningsområde i energikonsernet rapporterer ti ganger i året. I tillegg utarbeides det budsjettplaner for disse aktivitetene som strekker seg ti år frem i tid. Tidligere ble rapporteringen gjort i Excel.
"Det ble vanskeligere og vanskeligere å administrere, ettersom filene ble veldig komplekse. Vi brukte mye tid på å legge inn tall manuelt fra økonomisystemet vårt og flytte data mellom filene, sier Barbro Gunnari Heikki, økonomisjef i Bodens Energi.
For å få mer tid til analyser og redusere risikoen for feil i styringen ønsket Bodens Energi å finne et bedre verktøy for budsjettering og prognoser. Samtidig var det utfordringer i målstyringen som måtte løses.
"Vi hadde en felles forretningsplan for hele konsernet, men det var vanskelig å få oversikt over den røde tråden mellom aktiviteter og forretningsmål."
Sammendrag:
- Tidkrevende manuell håndtering i Excel
- Ønsket å øke kvaliteten på rapporteringen
- Behov for å frigjøre tid til analyse
Løsning
Valget falt på Hypergene, som tilbød et komplett system.
"Med Hypergene fikk vi budsjettering og prognoser, strategisk planlegging med måloppnåelse, virksomhetsrapportering og KPI-oppfølging i ett og samme verktøy."
Et annet avgjørende argument var at Hypergene ga oss muligheten til å få ferdige dokumenter uten manuelt arbeid.
"Hypergene kunne gi oss ferdige dokumenter som budsjetter, månedsrapporter og delårsregnskaper. De andre systemene vi så på, ville ha krevd manuell inntasting."
Sammendrag:
- Hypergenes støtte for budsjett, prognoser og strategisk planlegging
Resultat
Hypergene har gjort det mulig for Bodens Energi å jobbe mer effektivt med budsjetter og prognoser, noe som har frigjort tid til analyse. Bodens Energis økonomimodell er implementert i Hypergene, og de rundt 30 brukerne av systemet kan plukke ut ferdige dokumenter og rapporter.
"Hypergene har forstått vår organisasjon, vår økonomimodell og våre ønsker, og implementert dem i systemet. Under implementeringen var Hypergene lydhøre og raske med å gi tilbakemeldinger. Vi har hatt et godt samarbeid."
Ved å eliminere den manuelle håndteringen av Excel-filer sparer man mye tid, samtidig som risikoen for feil er kraftig redusert. I tillegg har Bodens Energi nå en standardisert struktur for finansiell rapportering i alle forretningsområder.
Som et konkret eksempel på forenklingen med Hypergene forteller Barbro Gunnari Heikki at avskrivninger nå inkluderes automatisk i investeringsbudsjettet, i stedet for å bli beregnet og lagt inn manuelt.
"Vi har ikke måttet tilpasse arbeidet vårt til systemet, men systemet har blitt tilpasset modellen vår", sier hun.
Neste etappe for Bodens Energi er å fortsette å utvikle og finjustere funksjonene i Hypergene, og å implementere flere moduler for å forenkle flere arbeidsprosesser.
Sammendrag:
- Mer effektivt budsjett og prognose, noe som skaper mer tid til analyse
- Enhetlig struktur for økonomi og måloppnåelse, tilpasset konsernets modell
- Tydelig målstyring med en rød tråd mellom forretningsmål, KPI-er og aktiviteter
