Slik digitaliserer du planlegging og oppfølging: "Se på det som en trapp"

Digitalisering er noe som angår alle bedrifter, og målet er ofte fleksibilitet og mer effektive prosesser. Ikke minst når verdenen rundt blir stadig mer uforutsigbar. Midt i utviklingen står vi i Hypergene og vårt skybaserte produkt for beslutningsstøtte og virksomhetsstyring. For å få ut full effekt av digitaliseringen, er det steg du bør ta i rett rekkefølge.

"I dag jobber mange med forretningsplanlegging, budsjett og oppfølging på en måte som ikke alltid henger sammen. Vårt produkt gjør prosessene enklere, høyner kvaliteten og sørger for at bedrifter kan styre mot målene sine", sier Urban Bucht, administrerende direktør i Hypergene.

Digitaliseringen skjer samtidig som mye annet i samfunnet endres raskt. Da blir det viktigere enn noen gang å ha rett beslutningsgrunnlag og fleksibilitet i planleggingsprosessene.

"Målet bør jo være at forretningsplaner, budsjett og prognose er enkle for organisasjonen å utvikle, men også enkle å revidere. Dessuten trenger man rett beslutningsgrunnlag for sjefer og ledere. Det kan høres lett ut i teorien, men er ofte vanskelig for litt større virksomheter."

Fem trinn for å lykkes

Å digitalisere planleggingen, oppfølgingen og analysen skaper nye muligheter, fortsetter Urban Bucht, og mener at det er fem trinn for å optimalisere utviklingsreisen. Det første trinnet handler om økonomistyringen.

"Økonomi- og personalinformasjon er jo digital, men finnes ofte i separate systemer eller Excel-modeller som fyller ulike funksjoner. Det gjør arbeidet vanskelig. I Hypergene gjør integrasjoner og automatiske arbeidsflyter at du kvalitetssikrer og effektiviserer budsjett- og prognosearbeidet."

Trinn nummer to handler om å innføre støtte for forretnings- og virksomhetsplanlegging. For med økonomistyringen på plass, kan du enklere få strategi og styringsmodell til å fungere i hverdagen. En viktig del er å definere og prioritere i firmaenes nøkkeltall. Først da vet du hva som skal måles og følges opp for å få firmaet til å utvikle seg på riktig måte. Også her skaper Hypergene nye muligheter, mener Urban Bucht.

I trinn tre er det på tide å bygge ut med mer virksomhetsdata: omdanne data og informasjon til rapporter for analyse og beslutninger. Det handler om å kunne fange opp signaler tidlig og handle raskt dersom det er nødvendig.

"I fjerde trinn arbeider man effektivt med både kvalitetsarbeid og forandringer. Nå handler det om å optimalisere og forbedre prosesser, flytprosesser og hvordan informasjon gjøres tilgjengelig. Når det er gjort, kan du i femte trinn dra nytte av intelligente systemer som foreslår løsninger ved hjelp av eksempelvis maskinlæring og kunstig intelligens. Det vil være en naturlig del i beslutningstaking i fremtiden", sier Urban Bucht.

"Det er som en trapp. Det viktige er at du har et produkt som virkelig har støtte for dine behov og lar deg ta trinnene i din takt."

Et system for nye tider

Urban Bucht forteller at vi har kunder i de fleste bransjer og at pandemien viser hvor viktig det har blitt å ha riktig systemstøtte på plass.

"Å raskt kunne oppdatere planene, arbeide med rullerende prognoser og få ut beslutningsgrunnlag, er eksempler på det som blir stadig viktigere fremover", avslutter han.

Se en 10 minutters video demo her:

Hva er beslutningsstøtte?

Beslutningsstøtte (Decision Support) er ulike metoder som støtter beslutningstaking ved å samle inn, foredle og presentere data og informasjon. Definisjonen tydeliggjør at det er mennesker, og ikke datamaskiner, som tar beslutningene.

Hva er Business Intelligence?

Business Intelligence (BI) er en samlebegrep som beskriver hvordan du og organisasjonen din bedre kan forstå virksomheten deres og ta bedre beslutninger gjennom å bruke metoder og prosesser for å utvinne og strukturere data og informasjon.

Hva er strategisk planlegging?

Strategisk planlegging er grunnlaget for å kunne sette mål, gjøre prioriteringer og få organisasjonens planer til å gå i riktig retning. Når ulike avdelingers planer utgår fra de overgripende målene og samkjøres, får bedriften en felles retning og en felles strategi.